PENTINGNYA ANALISIS INTERNAL,PERUSAHAAN SEBAGAI INSTRUMEN MENCIPTAKAN PROFIL

PENTINGNYA ANALISIS INTERNAL,PERUSAHAAN SEBAGAI INSTRUMEN MENCIPTAKAN PROFIL

Telah diketahui pula bahwa perumusan strategi hanya akan berlangsung dengan efektif apabila para perumus strategi dalam perusahaan memahami dengan tepat misi perusahaan tersebut, disertai oleh penilaian yang akurat dari kondisi lingkungan ekstemal yang "jauh", lingkungan eksternal yang "dekat" dan perkembangan yang terjadi dalam industri atau sektor industri tertentu dalam mana perusahaan bergerak. Akan tetapi pernahaman yang tepat tentang kondisi lingkungan eksternal tersebut harus dikaitkan dengan suatu analisis yang mendalam tentang situasi internal yang dihadapi oleh perusahaan yang  bersangkutan. Dalam kaitan ini harus segera ditekankan bahwa orientasi suatu strategi adalah implementasinya. Dengan kata lain, agar suatu strategi dapat diimplementasikan dengan efektit tiga hal mutlak perlu mendapat perhatian :

a. Strategi yang dirumuskan harus konsisten dengan situasi persaingan yang dihadapi oleh perusahaan.

b.  Strategi harus memperhitungkan secara realistik kemampuan perusahaan menyediakan berbagai daya, sarana, prasarana dan dana yang diperlukan untuk mengoperasionalkan strategi tersebut.

c.  Strategi yang telah ditentukan dioperasionalkan secara teliti.

Siapa pun yang sudah pernah terlibat dalam perumusan suatu strategi pasti mengetahui dan mengakui bahwa melakukan suatu analisis internal sebagai bagian integral dari keseluruhan upaya menciptakan profil organisasi bukan tugas yang mudah. Upaya tersebut bahkan mengandung banyak tantangan yang harus dihadapi. Dikatakan demikian karena perumusan strategi selalu "diwamai" oleh berbagai hal seperti: (a) penilaian yang bersifat subjektif, (b) perhitungan-perhitungan yang tidak selalu dapat dikualifikasikan, (c) kenyataan bahwa bisnis selalu bergerak dalam kondisi dinamis yang pada dirinya mengandung ketidakpastian, (d) terdapatnya faktor-faktor yang berada di luar kemampuan organisasi untuk mengendailikannya, meskipun para perumus strategi selalu saja dapat memanfaatkan analisis yang objektif, rasional dan sudah baku.

            Para pakar menekankan bahwa salah satu instrumen analisis yang dapat digunakan ialah analisis “SWOT" melalui mana akan diketahui secara jelas pasti faktor-faktor internal yang menjadi kekuatan organisasi yan! Dapat mencakup saluran distribusi yang handal, posisi kas perusahaan, lokasi yang menguntungkan, keunggulan dalam menerapkan teknologi yang canggih tetapi sekaligus tepat guna dan struktur atau tipe organisasi yang digunakan.

Analisis "SWOT" yang dilakukan dengan tepat juga menunjukkan berbagai peluang yang seyogianya memanfaatkan, terutama dengan mengembangkan faktor-faktor pendukung dan mengubah poteasi yang dimiliki menjadi kekuatan efektif sehingga perusahaan memiliki keunggulan kompetitif yang dapat diandalkan. Kemampuan memanfaatkan peluang mempunyai arti yang sangat penting bagi setiap perusahaan, terutama dalam situasi persaingan yang tajam.

Memang harus diakui bahwa analisis internal tidak selalu dapat dilakukan ecara sistematis, karena faktor-faktor yang telah disinggung di muka. Akan tetapi meskipun demikian, analisi internal itu diakui secara umum sebagai unsur kritikal dalam perumusan dan penentuan strategi. Artinya, para perumus strategi jangan hendaknya terpukau oleh pendekatan yang sifatnya intuitif. Dengan perkataan lain, meskipun faktor subjektivitas tidak dapat dihilangkan sama sekali, hendaknya akal sehat, daya kognitif, objektivitas dan instrumen yang inilah serta baku hendaknya lebih banyak berperan. Dengan demikian perusahaan dapat menentukan secara tepat langkah-langkah stratejik apa yang akan diambil di masa yang akan datang. Hal-hal yang telah ditekankan di muka menunjukkan betapa pentingnya penilaian situasi internal perusahaan yang mendalam dan sistematik dilakukan dalam rangka perumusan dan penetapan strategi bisnis secara berhasil. Pengalaman banyak perusahaan-terlepas dari produk  yang dihasilkannya, proses organisasional yang ditempuhnya, besaran organisasinya, pangsa pasar yang dikuasainya, jenis teknologi yang diberapkannya- mendukung pendapat tersebut.

Suatu perusahaan didirikan dan dikelola untuk menghasilkan produk tertentu, baik berupa barang maupun jasa. Telah dimaklumi bahwa suatu perusahaan memutuskan menghasilkan dan memasarkan produk tertentu karena berbagai pertimbangan seperti: a. karena perusahaan memiliki keungguran kompetitif dan atau komparatif sehingga produk yang dihasilkan akan laku dijual di pasaran dengan harga yang kompetitif meskipun perusahaan pesaing sudah memproduksikan barang yang sejenis; b. produk yang dihasilkan diperkirakan akan diminati oleh para pengguna karena diperhitungkan akan memuaskan sebagian kebutuhan mereka; c. jika di pasarran barang yang sejenis telah beredar produk perusahaan menjadi altematif pilihan yang menarik bagi para pengguna.

Berangkat dari ketiga pertimbangan tersebut terdapat berbagai langkah yang perlu diambil sebagai bagian dari keseluruhan aktivitas menciptakan profil perusahaan.

a.   Setiap perusahaan pasti berupaya merebut persentase pangsa pasar yang makin tinggi karena jika hal itu tercapai,

b. Sebenarnya tidak menjadi soal apakah perusahaan akan berkonsentrasi pada produk unggulan tertentu atau menenpuh jalan diverifikasi,

c.Untuk itu diperlukan informasi pasar dan oleh karenanya manajemen harus berupaya untuk menjamin bahwa dalam perusahaan terdapat kemampuan yang dapat diandalkan untuk mencari dan memperoleh informasi itu,

d. karena banyak perusahaan yang tidak memasarkan sendiri produkmya melainkan menggunakan jalur distributor dan agen, identifikasi dan perilaku distributor dan agen tersebut perlu dilakukan, paling sedikit yang menyangkut jumlahnya, keandalannya, wilayah operasionalnya dan sistem pengendalian yang digunakan oleh perusahaan, termasuk pengendalian jumlah barang yang terjual, setoran oleh distributor dan segi-segi lain yang menyangkut kemitraan yang didasarkan pada saling mempercayai antara perusahaan dan mitra kerjanya itu,

e.  kondisi satuan kerja yang menangani masalah-masalah pemasaran dan penjualan dalam organisasi perlu diketahui dengan jelas,

f. Perusahaan perlu mengambil langkah dalam bdang promosi sedemikian rupa sehingga langkah tersebut di samping segera menarik perhatian, akan tetapi juga efisien dan efektif. Efisien dalam arti tidak menelan biaya yang terlalu besar,

g. Para pengambil keputusan stratejik diharapkan mampu menentukan strategi yang menyangkut harga jual produk yang dihasilkan dan hendak dipasarkannya,

h. profil perusaan akan semakin positif dimata para pelanggannya apabila perusahaan dikenal mempunyai reputasi yang baik dalam hal pelayanan, bukan hnaya dalam arti pelayanan dalam arti purna jual, akan tetapi juga dalam hal kemudahan memperoleh kredit dalam pembelian dan teisedianya suku cadang apabila diperlukan,

i.  Dalam dunia bisnis dikenal apa yang disebut sebagai "loyalitas" pelanggan,

j.  Telah dimaklumi bahwa banyak faktor yang dapat mempengaruhi para klien,

Salah satu kendala yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan adalah keterbatasannya mengumpulkan dana yang mutlak diperlukan dalam mengelola perusahaan tersebur berarti terdapat berbagai faktor yang harus diperhitungkan dan langkah yang perlu diambil agar kemampuan pendanaan perusahaan semakh meningkat. Faktor-faktor dan langkah-langkah tersebut mencakup hal-hal berikut :

a. Kamampuan memupuk modal untuk jangka pendek.

b.   Kemampuan mencari modal untuk jangka panjang,

c.   Sebelum mengalihkan pandangan kepada mitra penyandang dana yang berada di luar organlsasi, alangkah baiknya jika para pengambil keputusan kunci dalam perusahaan terlebih dihulu "berpaling ke dalam,

d.Beban yang harus dipikul sebagai akibat upaya memperoleh modal tambahan baik untuk kepentingan jangka pendek maupun jangka panjang harus pula diidentifikasikan,

e. Hal lain yang perlu mendapat perhatian Para perumus strategi bisnis ialah hubungannya dengan para pemilik penanam modal dan pemegang saham,

f.   Segi  lain yang perlu diidentifikasikan dalam perumusan strategi yang akan berpengaruh kuat pada profil perusahaan ialah posisi keuangan perusahaan tersebut,

g.   Struktur modal kerja pun harus ditetapkan dengan jelas,

h.   Produk yang dihasilkan oleh perusahaan dipasarkan dan dijual dengan harga tertentu,

i.     Karena perolehan keuntungan pada tingkat tertentu didambakan tiap perusahaan, prinsip efisiensi mutlak perlu mengidentifikasikan faktor-faktor yang mungkin menjadi penyebab inefisiensi,

j.   Kiranya setiap orang yang berkecimpung dalam dunia bisnis mengetahui bahwa untuk kepentingan pengendalian biaya peyusunan anggaran dan perencanaan tingkat keuntungan yang diharapkan diraih oleh perusahaan, diperlukan suatu sistem akunting yang handal.

Produksi, kegiatan operasional, dan faktor-faktor teknis. Suatu organisasi dapat dikategorikan sebagai organisasi yang dikelola dengan baik , apabila semua pihak yang terlibat dalam semua jenis kegiatan organisasi, baik yang sifatnya manajerial, fungsional, administratif, teknis dan operasional berpegang teguh pada prinsip efisiensi, efektivitas dan produktivitas. Disoroti  khusus dari sudut pandang penciptaan profil organisasi, atau perusahaan, produksi sebagai salah satu bidang fungsional kiranya amat penting mendapat perhatian khusus. Seperti diketahui proses produksi yang efisien berkaitan erat dengan penyelenggaraan berbagai kegiatan operasional yang sifatnya teknis. Itulah sebabnya ketiga hal tersebut dibahas dalam "satu nafas." Telah dimaklumi  pula bahwa penekanan pada proses produksi yang efisien sangat penting karena sangat tinggi korelasinya dengan biaya yang harus dipikul, harga penjualan produk dan perolehan keuntungan. Oleh karena itulah penting mengidenitifikasikan dan melakukan analisis yang tepat mengenai faktor-faktor yang berpengaruh terhadap proses produksi tersebut.

Berbagai hal yang harus diperhitungkan dalam penataan ruang dalam perusahaan antara lain adalah sebagai berikut:

a.   Tata ruang di seluruh perusahaan harus menjamin kesehatan dan keselamatan kerja;

b.  Tata ruang diupayakan supaya mmjadi tempat yang nyaman untuk berkarya, yang berarti terjadinya peredaran udara segar dengan ventilasi yang cukup dan terpeliharanya kebersihan;

c.  Ruangan ditata sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sifat pekerjaan dan aktivitas para karyawan yang menempatinya yang berarti akan terdapat perbedaan penataan ruangan bagi para manajer, karyawan yang terlibat dalam pelaksanaan tugas pokok -seperti produksi- karyawan yang tanggung jawabnya menyelenggarakan kegiatan penunjang seperti kepegawaian dan kearsipan;

d.   Tata ruang dibuat dengan memperhitungkan akses bagi orang luar memasuki ruangan tertentu karena perlu berinteraksi dengan orang-orang dalam, seperti bagian keuangan, kasir, ekspedisi dan hubungan masyarakat;

e.   Kejelasan tentang ruangan-ruangan tertentu yang tidak boleh dimasuki orang lain kecuali dengan izin khusus seperti laboritorium, ruang di mana dilakukan kegiatan penelitian dan pengembangan;

f.   Tata ruang memperhitungkan gerak langkah karyawan dikaitkan dengan penggunaan waktu.

Sumber daya manusia merupakan kenyataan yang tidak dapat disangkal bahwa manusia merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi, termasuk organisasi bisnis. Dikatakan demikian karena sumber-sumber lain dalam orianisasi seperti modal, mesin, metode kerja, bahan, pada dirinya adalah benda-benda mati yang hanya bermakna bagi organisasi apabila digerakkan atau digunakan oleh manusia. Di samping itu hanya manusialah yang mempunyai akal, daya nalar, harkat dan martabat. Manajemen sumber daya manusia mutakhir menekankan betapa pentingnya "memanusiakan manusia di tempat pekerjaannya”. Dengan memanusiakan manusia di tempat pekerjaan antara lain berarti bahwa setiap manajer dalam suatu perusahaan mutlak perlu mengupayakan agar terwujud perilaku positif di kalangan para bawahannya itu. Dengan perilaku yang positif, manusia akan menjadi kekuatan pembangun organisasi yang handal. Sebaliknya, dengan perilaku yang negatif, manusia dapat menjadi perusak yang paling "efektif " bagi perusahaan.

Perihal struktur organisasi dan menejemen, agar upaya yang dilakukan oleh perusahaan membuahkan hasil yang diharapkan dalam bentuk penciptaan profil perusahaan yang tepat sekaligus positif, berbagai segi manajemen umum perlu diidentifikasi dan dianalisis, yaitu sesuai dengan beberapa hal sebagai berikut :

a.     Struktur organisasi,

b. Tidak dapat disangsikan bahwa terdapat kaitan langsung antara profil yang ingin diciptakan di satu pihak dan citra serta reputasi perusahaan di pihak lain,

c.   Citra manajemen puncak,

d.   Pengambilan keputusan,

e.   Pola komunikasi dalam perusahaan,

f.   Penerapan prinsip sinergi dan simbiosis,

g.  Perihal iklim kerja dan budaya organisasi,

Iklim kerja harus dilihat demi penciptaan profil perusahaan yang positif, iklim kerja yang diharapkan terwujudnya ialah  yang terwujudnya ialah yang mencerminkan:

a)      Strategi dan misi organisasi yang dapat dipertanggungiawabkan baik secara moral maupun etika,

b)      Gaya manajerial yang menghargai harkat dan martabat manusia;

c)      Berflangsungnya hubungan interpersonal yang serasi

d)     Tersedianya kesempatan untuk mengekspresikan jati diri para anggota organisasi;

e)      Adanya kesempatan bertumbuh dan berkembang dalam arti keterampilan, mental intelektual dan emosionl;

f)       Terciptanya suasana saling mendukung antara semua komponen organisasi;

g)      Keterbukaan dalam penyelesaian konflik agar bersifat fungsional

h)      Dominasi rasa kekeluargaan dan bukan individualisme;

i)        Situasi yang kondusif untuk berpikir dan bertindak inovatif, kreatif dan proaktif,

j)        Pemberian penghargaan atas kinerja yang memuaskan dan dan ppengenaan sanksi yang objektif dan rasional bagi mereka yang terpaksa dikenakan tindakan disipliner.

Empat jenis kegiatan penunjang yang biasanya disoroti ialah pengadaan bahan, pemanfaatan teknologi, manajemen sumber daya manusia dan infrastruktur perusahaan.

Pertama. Perihal pengadaan bahan. Telah dimaklumi bahwa pada umumnya perusahaan yang hendak menghasilkan suatu produk tertentu tidak menguasai sendiri bahan mentah atau bahan baku yang diperlukannya. Berarti harus dicari melalui hubungan dengan pemasok yang memiliki dan mau menjual bahan tersebut. Bahkan bukan hanya bahan mentah atau bahan baku yang perlu disediakan, akan tetapi juga jasa tertentu, mesin tertentu dan sebagainya. Lancar tidaknya proses produksi berlangsung sangat ditentukan oteh tekat tidaknya langkah-langkah pengadaan berbagai bahan tersebut diambil. Dengan perkataan lain, ketidaklancaran dalam proses pengadaan akan dapat mengakibatkan terjadinya disrupsi dalam proses produksi yang bila terjadi pasti berakibat pada tingkat efisiensi dan produktivitas yang rendah.

Kedua. Pemanfaatan teknologi. siapa pun yang terlihat dalam meningkatkan etisiensi dan produktivitas kerja organisasi yang menggunakannya. Analisis penggunaan teknologi yang tepat guna berarti memberi arahan tentang apakah dalam proses produksi diperlukan penggunaan teknologi canggih atau yang sederhana.

Ketiga. Manajemen sumber daya manusia. Berangkat dari filsafat bahwa manusia merupakan unsur terpenting dan aset yang paling berharga yang mungkin dimiliki oleh suatu perusahaan, sesungguhnya tidak ada pilihan lain bagi manajemen perusahaan kecuali memperlakukan manusia sebagai makhluk terhormat yang mempunyai harkat, martabat, harga diri, rasio, nalar dan akal. Sasarannya ialah agar sumber daya manusia dalam perusahaan menjadi kekuatan membangun yang ampuh dan dapat diandalkan. Seperti telah disinggung di bagian lain dari buku ini, jika manajemen semata-mata ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan, manajemen yang bersangkutan cukup hanya memberikan perhatian pada pemanfaatan teknologi. Akan tetapi profil yang benar menuntut agar perhatian pada pentingnya unsur manusia tetap mmdapat tempat yang dominan. Itulah sebabnya pada pembahasan tentang anelisis lingkungan ekstemal yang "dekat" di muka, pnulis membahas secara panjang lebar seluruh langkah yang harus diambil dalam proses manajemen sumber daya manusis.

Keempat. Infrastruktur perusahaan. Infrastruktur suatu perusahaan dapat dikategorikan pada dua jenis, yaitu infrastruktur berupa perangkat keras seperti gedung, perabot, kendaraan bermotor, mesin dan lain-lain dan perangkat lunak seperti kegiatan penunjang tertentu termasuk manajemen umum, akunting, hukum, keuangan, perencanaan stratejik dan lain sebagainya.

      Keunggulan Analisis Internal Perusahaan Sebagai Instrumen Menciptakan Profil yang dikemukakan oleh kelompok :

Pada dasamya ada dua pendekatan yang dapat digunakan dalam mengidentifikasikan dan menilai faktor-faktor internal dimaksud yaitu: (a) pendekatan fungsi dan (b) pendekatan analisis rincian operasional.

Pendekatan fungsi berupaya mengidentifikasikan dan menilai faktor-faktor internal yang mencakup kemampuan perusahaan, keterbatasannya dan ciri-cirinya yang biasanya dikategorisasikan pada: (l) posisi pasar, (2) keuangan dan akunting, (3) produksi yang berarti aspek teknis dan operasional (4) sumber daya manusia dan (5) struktur organisasi dan manajemen.

Pendekatan analisis rincian operasional, demi terciptanya profil perusahaan yang tepat memerlukan analisis tentang rincian operasional yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Salah satu sasaran penting dari analisis rincian operasional ialah agar para pengambil keputusan stratejik dalam perusahaan sernakin mengenali kekuatan dan ke lemahan perusahaan tersebut. Di samping itu,.  melalui analisis rincian operasional akan lebih terjamin bahwa setiap langkah yang diambil secara operasional, berakibat pada "nilai tambah" bagi perusahaan. Dalam melakukan rincian operasional, biasanya dua hal yang menjadi sorotan perhatian ialah pelaksanaan kegiatan-kegiatan pokok dan kegiatan-kegiatan penunjang, terutama yang sifatnya stratejik bagi perusahaan yang bersangkutan.

      Kelemahan Analisis Internal Perusahaan Sebagai Instrumen Menciptakan Profil yang dikemukakan oleh kelompok :

Berbagai kelemahan yang mungkin terdapat dalam diri perusahaan kelemahan itu dapat muncul dalam berbagai bentuk seperti :

a.       Kelemahan manajerial,

b.      Kelemahan fungsional,

c.       Kelemahan operasional,

d.      Kelemahan strukturar,

e.       Kelemahan yang bersifat psikologis.

Komentar Penulis :

Makna seluruh pembahasan di muka terletak pada pentingnya setiap perusahaan mengenali dengan tepat berbagai faktor yang meniadi kekuatan dan kelemahannya. Suatu faktor dapat dikatakan merupakan kekuatan apabila faktor tersebut merupakan suatu tingkat kompetensi tertentu yang berakibat pada keunggulan kompetitif vis a vis para pesaingnya. Sebaliknya yang dimaksud dengan faktor kelemahan ialah ketidakmampuan perusahaan metakukan sesuatu dengan baik atau secara kompeten padahal diketahuinya bahwa pesaing memiliki kemampuan tersebut.

Agar perusahaan mampu terus berhrmbuh dan berkembang yang salah satu ramifikasinya ialah peningkatan kemampuannya bersaing semua orang dalam perusahaan di bawah bimbingan dan arahan para manajer stratejik mutlak perlu memiliki orientasi masa depan. Orientasi masa depan akan berakibat pada sikap yang antisipatif dan proaktif. Sikap yang antisipatif berarti kemampuan memperhitungkan perubahan pada faktor-faktor lingkungan eksternal yang akan terjadi dan memahami kuat tidaknya dampak pembahan tersebut terhadap segi-segi stratejik, kebijaksanaan dan pelaksanaan bebagai operasional penrsahaan. Artinya sikap yang antisipatif membuat para manajer dalam perusahaan menghadapi situasi dadakan. Sikap proaktif antara lain berarti bahwa para manajer stratejik dalam perusahaan tidak hanya mampu mengantisipasi arah, jenis dan bentuk perubahan yang akan terjadi, akan tetapi apabila mungkin turut menentukan arah perubahan tersebut paling sedikit sepanjang menyangkut perusahaan yang bersangkutan. Kesemuanya itu mutlak perlu karena salah satu ciri dunia modern dewasa ini ialah terjadinya perubahan dengan sangat cepat, berkat perkembangan ilmu pengetahuan dan berbagai terobosan di bidng teknologi. Kesemuanya itu diidentifikasikan, dikenali, dan dimmanfaatkan dalam penciptaan profil perusahaan yang mendukung operasionalisasi strategi perusahaan yang bersangkutan.